Электронный документооборот: кому и зачем он нужен?

Электронный документооборот: кому и зачем он нужен?
Фото: regionsamara.ru

О цифровой экономике сейчас не говорит только ленивый, но далеко не все предприниматели четко представляют, с какой стороны подступиться к новым реалиям. Первым шагом на пути в светлое будущее может стать электронный документооборот — программный комплекс, который позволяет организации полностью и навсегда отказаться от бумажных документов.  Плюсы, риски и самые частые вопросы об ЭДО мы разобрали в этой статье.

  1. Зачем вообще мне ЭДО?

Перевод всех документов и отчетов в «цифру» позволяет забыть не только о кипах бумаг, но и о принтерах, курьерах, скрепках, папках и всём сопутствующем. Переход на ЭДО снижает расходы в десятки раз, повышает прозрачность процессов и ускоряет принятие решений — и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и сферы, в которой он развивается.

  1. Я понесу дополнительные расходы или, наоборот, сэкономлю?

На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие, по подсчетам экспертов,  тратит около 151 рубля, тогда как электронный комплект обычно обходится в сумму около 7 рублей. Так, предприятия, которые перейдут на ЭДО, сократят траты на расходные материалы и логистику как минимум в 21 раз, а в зависимости от вида бизнеса и масштаба документооборота экономия может достигать и больших пределов.

  1. Зачем менять то, что и так работает? Я привык к бумагам, никаких проблем

Сила привычки – одно, а убедительные факты – другое. По оценкам специалистов, клиенты в сфере IT и телекома, воспользовавшись услугой, в 6 раз ускоряют поступление платежей, на 88 % сокращают процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и ретейлеры в два раза расширяют спектр оказываемых услуг для географически удалённых клиентов и на 54 % сокращают количество ошибок из-за ручного ввода данных. А клиенты из ТЭК и автопрома могут в 3 раза сократить время на отслеживание хода документов и на 40 % быстрее корректировать документы в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.

  1. Какие документы я смогу передавать электронно?

Абсолютно все. Единственный нюанс – система ЭДО, которой вы пользуетесь, должна быть сертифицирована в ФНС. В этом  случае содержание документов будет считаться подлинным и юридически значимым.  Чтобы документ в электронном виде получил статус юридически значимого, нужно использовать электронную подпись. Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с внешними партнёрами — клиентами, поставщиками и контрагентами.

В электронном виде можно передавать договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и УКД, товарные накладные и многие другие типы документов.

  1. Постоянно слышу про кибератаки и взломы. Насколько безопасно пользоваться ЭДО?

Если пользоваться услугами надежного оператора ЭДО, то это даже безопаснее, чем хранить и отправлять данные в бумажном виде. Например, компания МТС получила паспорт оператора ЭДО на свою собственную систему и предоставляет эту  услугу без посредников, не передавая данные третьим лицам (так бывает при работе по партнерской схеме). Все документы, пересылаемые через  электронную систему МТС, подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации, что исключает возможность утечки данных. Кроме того, клиенты смогут вести учёт входящих и исходящих документов, систематизировать их и пользоваться удобной системой поиска документов в архиве.

  1. Для использования ЭДО мне понадобится новое оборудование?

Операторы ЭДО (в частности, МТС) предоставляют удобный web-интерфейс для доступа к системе ЭДО: обновление всех компонентов системы происходит удалённо и не требует от клиентов каких-либо усилий. Система ЭДО от МТС может работать как вместе с текущей системой ЭДО клиента, так и полностью её заменить (актуально для микро- и малого бизнеса). Работать в системе можно из любой точки мира на персональном компьютере, для работы требуется лишь подключение к сети Интернет.

  1. Как перейти на ЭДО от МТС и сколько это стоит?

Стоимость отправки одного документа составляет всего 7 рублей, а общая стоимость услуги зависит от общего количества переданных документов. Для удобства пользователей разработаны пакеты, в которых действует прогрессивная шкала скидок: чем больше пакет, тем меньше стоимость каждого документа внутри него. Так, при покупке пакета «ЭДО 1000» стоимость отправки одного документа составит 6 рублей, при покупке «ЭДО 10 000» — 4,5 рубля, а при покупке «ЭДО 100 000» — 3 рубля. Подробнее об объёмах и стоимости пакетов можно узнать здесь . Срок действия любого подключённого пакета — 365 дней. Выбранный пакет позволяет обрабатывать в системе ЭДО от МТС установленное количество любых документов согласно количеству документов в пакете. Плата за выбранный пакет списывается один раз при подключении пакета.

Если вы уже являетесь корпоративным клиентом МТС, то специальное ПО устанавливать не придется: обмен документами происходит через универсальный web-интерфейс по защищённым каналам связи. Новые клиенты также могут воспользоваться услугой, оставив заявку на сайте МТС . Полные инструкции по работе в системе оператора ЭДО вы получите при подключении сервиса.

 

 

 

 
По теме
ФНС России разработала для участников системы Tax Free рекомендуемую форму электронного Реестра сведений из документов (чеков) для компенсации НДС вместо перечня,
В Самарской области направлено в суд уголовное дело по организации и участии в преступном сообществе В 2022 году житель Тольятти и уроженец одного из соседних государств для незаконного оборота наркотиков создали прес
Гаражные воришки-инвесторы   Вот интересно, как рождается в голове преступника криминальный план.
Справились с задачей - Газета Степь 22 марта 2024 года в Пестравском районном Доме культуры работники пожарно-спасательной части № 125 ГКУ СО «Центр по делам гражданской обороны,
Газета Степь
photo_2024-03-26_16-22-32.jpg - Красноярский район Новые автомобили «службы здоровья» пополнили автопарк Красноярской центральной районной больницы 3 автомобиля «службы здоровья» приехали «на работу» в Красноярский район.
Красноярский район
Возложили цветы к памятнику - Газета Камышлинские известия Ирина Макарова. В честь 105-летия со дня рождения поэта Анвара Давыдова в районном центре состоялось торжественное возложение цветов к его памятнику.
Газета Камышлинские известия
Дмитрий Азаров вручил землякам государственные награды - Газета Время В среду, 27 марта, губернатор Самарской области Дмитрий Азаров вручил государственные и региональные награды защитникам Отчества, сотрудникам промышленных предприятий, фермерам и аграриям, врачам, педагогам,
Газета Время